O módulo de Compras do ERP TOTVS Protheus® está passando por uma evolução importante. As rotinas tradicionais de geração, atualização e análise de cotações estão sendo substituídas pelo Novo Fluxo de Compras — também apresentado pela TOTVS como a nova Jornada de Cotação.
Essa mudança não deve ser tratada apenas como uma atualização de tela ou de versão. Ela afeta processos, usuários, fornecedores, parâmetros, workflows, customizações e integrações relacionadas à operação de compras.
Para empresas que utilizam o Protheus® diariamente, preparar essa transição com antecedência é uma forma de evitar interrupções e, ao mesmo tempo, aproveitar a oportunidade para revisar a eficiência da área.
O que é o Novo Fluxo de Compras do Protheus®?
O Novo Fluxo de Compras, identificado em documentações da TOTVS pela rotina PGCA010, foi desenvolvido para centralizar e modernizar a jornada de cotação.
Entre os recursos divulgados pela TOTVS estão:
- centralização do processo de compras;
- notificações automáticas;
- envio de workflow aos fornecedores;
- atualização automática das cotações;
- rodadas de negociação;
- mapa de cotação;
- análise por proposta e por item;
- histórico de compras;
- migração de cotações das rotinas anteriores.
A proposta é reduzir a fragmentação do processo e oferecer uma experiência mais integrada para compradores e fornecedores.
Quando as rotinas antigas deixam de funcionar?
Esse ponto exige atenção, porque a transição envolve versão, data, pacotes aplicados e condições específicas de cada ambiente.
De acordo com comunicados oficiais da TOTVS, o suporte e as atualizações das rotinas legadas de cotação foram encerrados em 30 de junho de 2025. O bloqueio de acesso foi posteriormente programado para 31 de março de 2026 na release 12.1.2510 e para 30 de junho de 2026 na release 12.1.2410.
A própria TOTVS também publicou orientações e pacotes específicos para determinados ambientes que precisavam manter temporariamente os processos legados. Por isso, não é seguro avaliar a situação considerando apenas o número da release. É necessário verificar os pacotes instalados, as rotinas utilizadas, as customizações existentes e as orientações mais recentes aplicáveis ao ambiente.
Em julho de 2026, empresas que ainda dependem das rotinas anteriores devem tratar essa análise como prioridade operacional.
Quais são os principais ganhos do Novo Fluxo de Compras?
1. Mais agilidade no contato com fornecedores
O envio de workflows e formulários de cotação pode reduzir trocas manuais de arquivos, mensagens dispersas e digitações repetidas.
Quando o processo está corretamente configurado, as respostas dos fornecedores podem retornar de maneira mais organizada para o fluxo de compras.
2. Informações mais centralizadas
A concentração de dados em uma jornada única facilita a visualização das propostas, dos itens e das etapas da negociação.
Isso pode reduzir a dependência de planilhas paralelas e diminuir o tempo gasto procurando informações em diferentes telas ou canais.
3. Melhor acompanhamento das negociações
Recursos como rodadas de negociação, mapas de cotação e análise por item permitem que o comprador compare condições de maneira mais estruturada.
Além do preço, a empresa pode analisar prazos, condições comerciais, impostos, fornecedores e outros critérios relevantes para a decisão.
4. Maior rastreabilidade
A digitalização do fluxo facilita o acompanhamento das etapas e das decisões. Isso é especialmente importante em empresas que precisam demonstrar conformidade, critérios de aprovação e histórico das negociações.
5. Possibilidade de revisar o processo de compras
A migração cria uma oportunidade para questionar etapas que foram acumuladas ao longo dos anos.
Quais aprovações ainda são necessárias? Quais campos são realmente utilizados? Quais planilhas existem porque o sistema não está configurado corretamente? Quais customizações podem ser substituídas por recursos nativos?
Migrar sem realizar essas perguntas pode significar transportar antigos problemas para uma nova rotina.
Como preparar a migração?
Uma preparação consistente deve incluir pelo menos cinco frentes:
Diagnóstico do ambiente: identificar release, patches, pacotes, parâmetros, customizações e integrações.
Mapeamento do processo atual: compreender como solicitações, cotações, aprovações, pedidos e negociações acontecem hoje.
Análise de aderência: comparar o processo atual com os recursos disponíveis no Novo Fluxo de Compras.
Testes integrados: validar fornecedores, impostos, condições de pagamento, workflows, mensagens, permissões e geração de pedidos.
Capacitação dos usuários: preparar compradores, aprovadores, responsáveis técnicos e fornecedores envolvidos.
Também é importante definir indicadores para acompanhar a mudança, como tempo médio de cotação, quantidade de fornecedores participantes, prazo para fechamento, número de intervenções manuais e ocorrências de erro.
A mudança é técnica ou estratégica?
É técnica e estratégica.
Do ponto de vista técnico, envolve atualização, configuração e testes. Do ponto de vista estratégico, pode melhorar a velocidade das compras, a qualidade das informações e a capacidade de negociação da empresa.
A PRIA acompanha organizações nessa evolução com conhecimento especializado em TOTVS Protheus®, experiência prática em processos e capacidade de integrar ERP, automação e necessidades de negócio.
Sua empresa já avaliou como o Novo Fluxo de Compras impacta o ambiente atual?
Fontes e referências
TOTVS, Evolução do Fluxo de Compras: Modernização e Prazos Importantes, atualização de 2026.
TOTVS, Novo Fluxo de Compras — NFC — PGCA010, atualização de 2026.
TOTVS, Prorrogação do bloqueio das rotinas de Cotação do Protheus, 2026.