O departamento financeiro não deveria passar grande parte do dia procurando informações que a própria operação da empresa já produziu.
Pedidos foram realizados. Notas foram emitidas. pagamentos aconteceram. Bancos registraram movimentações. Clientes enviaram comprovantes. O ERP armazenou informações. Mesmo assim, em muitas empresas alguém ainda precisa reunir manualmente esses dados para descobrir o que aconteceu.
Quando informações financeiras ficam distribuídas entre e-mails, bancos, planilhas, arquivos, sistemas e o TOTVS Protheus®, a equipe pode trabalhar intensamente sem necessariamente conseguir dedicar tempo suficiente àquilo que realmente protege o caixa e sustenta o crescimento da empresa.
É aí que a automação de processos financeiros começa a gerar valor.
Automatizar o financeiro não significa retirar das pessoas o controle das decisões. Significa justamente o contrário: criar uma operação em que as informações estejam mais organizadas, atualizadas e disponíveis para que os profissionais possam decidir melhor.
Rotinas como captura de informações, conferências, conciliações, geração de documentos, envio de mensagens, atualizações de registros, avisos de vencimento ou integração entre diferentes sistemas podem, dependendo do processo, ser executadas automaticamente.
O resultado não deve ser medido apenas em horas economizadas.
Uma operação financeira automatizada também pode trazer:
menos dependência de controles individuais, porque o processo deixa de existir apenas na memória ou na planilha de alguém;
mais rastreabilidade, porque etapas e movimentações podem ser registradas e acompanhadas;
mais previsibilidade, porque tarefas recorrentes deixam de depender exclusivamente de lembretes ou ações manuais;
mais consistência, porque regras são executadas sempre da mesma forma;
e principalmente mais tempo para análise, permitindo que a equipe financeira se concentre em caixa, riscos, projeções, planejamento e apoio às decisões do negócio.
Esse é um ponto importante quando falamos em automação financeira integrada ao TOTVS Protheus: nem todo problema precisa ser resolvido com uma nova ferramenta.
Às vezes, a oportunidade está em utilizar melhor uma funcionalidade existente. Em outros casos, está em integrar o ERP com bancos, plataformas ou outros sistemas. E existem situações em que uma automação via RPA ou outra tecnologia pode eliminar etapas manuais sem exigir uma mudança estrutural do ambiente atual.
Por isso, na PRIA, a discussão sobre tecnologia começa antes da escolha da tecnologia.
Primeiro é preciso compreender o processo:
O que dispara essa atividade?
Quais informações são necessárias?
Quais regras precisam ser aplicadas?
Em quais sistemas os dados estão?
Onde existem exceções?
Quando é realmente necessária uma decisão humana?
Somente depois desse diagnóstico faz sentido definir se a resposta será uma parametrização do Protheus, uma integração, uma automação, RPA ou uma combinação dessas possibilidades.
E o ponto de partida não precisa ser uma transformação gigantesca.
Um único processo financeiro recorrente, com grande volume e muitas ações manuais, pode ser suficiente para demonstrar ganho de produtividade, redução de erros e retorno sobre o investimento.
A pergunta que pode abrir essa análise é simples:
Qual rotina financeira da sua empresa ainda exige trabalho manual diariamente, mesmo quando todas as informações necessárias já existem em algum sistema?
Talvez seja exatamente ali que esteja o primeiro processo pronto para entrar no piloto automático.